Fasilitas Ruang

PROSEDUR PEMINJAMAN
  1. Peminjam mengirimkan surat peminjaman fasilitas umum kepada Direktorat Sarana dan Prasarana paling lambat 3 (tiga) hari sebelum hari pemakaian fasilitas umum
  2. Direktorat Sarana dan Prasarana menerima surat peminjaman fasilitas umum melalui Seksi Layanan Fasilitas Ruang dan akan dilakukan identifikasi kegiatan serta melakukan pengecekan ketersediaan fasilitas umum yang akan digunakan.
  3. Direktorat Sarana dan Prasarana melalui Seksi Layanan Fasilitas Ruang membalas dan membuat surat tagihan peminjaman. Jika disetujui, maka peminjam berkoordinasi dengan Seksi Layanan Fasilitas Ruang.
  4. Peminjam membayar biaya tarif peminjaman fasilitas umum ke rekening penampungan kemiteraan ITB.
  5. Direktorat Sarana dan Prasarana menerima bukti bayar peminjaman fasilitas umum lalu menyetujui peminjaman fasilitas umum
  6. Peminjam sebelum kegiatan dilaksanakan, mengecek lokasi fasilitas umum didampingi petugas ruang yang akan digunakan dan fasilitasnya dalam kondisi layak pakai.
  7. Peminjam wajib menjaga kebersihan dan kerapihan fasilitas umum.
  8. Setelah pemakaian, apabila terdapat kerusakan, maka peminjam harus mengganti atau memperbaikinya.
  9. Direktorat Sarana dan Prasarana membuat laporan keuangan peminjaman fasilitas umum. dan dilaporkan kepada Direktorat Keuangan.


KETENTUAN :
  1. Peminjam adalah pihak yang akan menggunakan fasilitas umum. Pihak tersebut adalah Rektor, Wakil Rektor, UKA/UKP, Dosen, Organisasi Kemahasiswaan, Himpunan Mahasiswa, dan pihak yang yang bekerjasama dan berhubungan langsung dengan ITB.
  2. Untuk Organisasi kemahasiswaan peminjaman fasilitas umum melalui Direktorat Kemahasiswaan.
  3. Penggunaan fasilitas umum harus mentaati peraturan yang telah ditetapkan oleh Direktorat Sarana dan Prasarana.
  4. Penggunaan fasilitas umum digunakan setelah mendapatkan persetujuan dan membayar biaya penggunaan fasilitas umum ke rekening penampungan kemiteraan ITB.
  5. Pengguna fasilitas umum harus menjaga kebersihan dan keutuhan asset ITB.
  6. Apabila terjadi kerusakan/kerugian terhadap aset ITB akibat pemakaian fasilitas umum, maka pengguna harus mengganti aset tersebut sesuai dengan ketentuan Direktorat Sarana dan Prasarana.
Akses ke: https://e-facility.itb.ac.id/
Untuk mendukung kegiatan seminar / konferensi, pertemuan, workshop, pelatihan dan lain-lain sejenisnya, Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan pelayanan peminjaman Ruang / Gedung dan Area sesuai peruntukannya dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Ruang / Gedung dan Area hanya dapat dipinjam oleh civitas akademika ITB atau instansi yang telah memiliki kerjasama dengan ITB. Untuk mendukung kegiatan seminar / konferensi, pertemuan, workshop, pelatihan dan lain-lain sejenisnya, Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan pelayanan peminjaman Ruang / Gedung dan Area sesuai peruntukannya dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Ruang / Gedung dan Area hanya dapat dipinjam oleh civitas akademika ITB atau instansi yang telah memiliki kerjasama dengan ITB.

PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN RUANGAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
A. PEMBAYARAN
  1. Pembayaran dilakukan Via Transfer ke Rekening ITB - Penampungan Direktorat SP dengan nomor 1300026013279 Bank Mandiri.
  2. Memasukkan Nomor surat pemakaian ruangan ditsp pada kode referensi.
  3. Pembayaran yang menggunakan anggaran ITB/UKA/UKP agar melakukan Pengalihan Anggaran ke Direktorat Sarana dan Prasarana melalui surat yang ditujukan ke Direktur Perencanaan Sumber Daya dengan tembusan Direktur Sarana dan Prasarana.
  4. Bukti transfer dan Copy NPWP penanggung jawab kegiatan mohon dikirim melalui email ke ditsp@itb.ac.id dengan nomor surat ini sebagai subject dan diserahkan ke petugas ruangan sebelum persiapan penggunaan ruangan.
B. PENGGUNAAN RUANGAN
  1. Panitia pelaksana kegiatan diharuskan menghubungi Tim Peminjaman Fasilitas di CRCS Lantai V setelah mendapat surat balasan untuk koordinasi teknis kegiatan di lapangan.
  2. Loading barang, catering, dan pengangkutan barang lainnya harap menggunakan lift barang khusus untuk penggunaan ruangan di Multipurpose Hall Gedung CRCS Lt. III.
  3. Penggunaan fasilitas digunakan setelah mendapatkan persetujuan dan membayar biaya penggunaan fasilitas umum ke rekening penampungan kemitraan ITB.
  4. Penggunaan fasilitas LED maksimal 8 Jam.
  5. Tidak menggunakan pengeras suara/sound system pada jam kerja/kuliah.
  6. Panitia pelaksana kegiatan diharuskan menghubungi petugas ruangan sebelum pelaksanaan kegiatan, minimal 3 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
  7. Panitia Kegiatan diwajibkan menjaga kebersihan ruangan sebelum dan setelah kegiatan.
  8. Tidak menempel/memaku poster atau properti lainnya pada tiang atau dinding ruangan.
  9. Unit Kerja/pengguna bertanggung jawab mutlak atas segala resiko kecelakaan, kondisi kesehatan, serta pengawasan kegiatan.
  10. Pelaksana kegiatan dalam menggunakan pengeras suara diharuskan mengontrol volume agar tidak keluar dari ruang kegiatan (cukup di dalam ruang kegiatan saja) dan mematuhi persyaratan peraturan penggunaan kawasan dan gedung.
  11. Apabila dalam pelaksanaan kegiatan menimbulkan kebisingan dan kegaduhan, maka kegiatan akan dihentikan.
  12. Segala kerusakan/kehilangan terhadap aset ITB akibat pemakaian fasilitas, maka pengguna harus mengganti aset tersebut sesuai dengan ketentuan Direktorat Sarana dan Prasarana.
Akses ke: https://e-facility.itb.ac.id/

Lihat dokumen lengkap di sini: Data Ruangan Fasilitas Umum DIP