Institut Teknologi Bandung (ITB) menyediakan layanan lisensi Zoom untuk menunjang kegiatan akademik, unit kerja ITB, serta kebutuhan pertemuan daring di lingkungan ITB. Lisensi bersifat terbatas dan dialokasikan sementara melalui mekanisme reservasi online. Setelah rapat selesai, lisensi akan dikembalikan ke pool untuk digunakan oleh pemohon lain.

Jumlah & Jenis Lisensi

1. Zoom Workplace (kapasitas 300 peserta): 89 lisensi (floating).
2. Large Zoom (kapasitas 1000 peserta): 2 lisensi.

Catatan: Bagi dosen/unit kerja yang tidak melakukan peminjaman lisensi, Zoom tetap dapat digunakan gratis dengan batas 40 menit per meeting dan maksimal 100 peserta.

Skema Peminjaman

1. Reservasi dilakukan melalui Aplikasi Reservasi Zoom
2. Wajib login dengan ITB Account yang telah didaftarkan di sistem Zoom.
3. Pendaftaran akun Zoom dilakukan melalui Aplikasi IT Helpdesk atau melalui alamat email it-helpdesk@itb.ac.id.
4. Tendik hanya dapat mendaftar sebagai perwakilan UKP dengan menyertakan surat penugasan dari pimpinan unit kerja.
5. Reservasi hanya dapat dilakukan maksimal 7 hari ke depan (hari kalender).
6. Tidak tersedia reservasi untuk rapat berulang (recurring meeting).
7. Lisensi akan otomatis aktif 1–2 jam sebelum meeting dimulai.

Prosedur Teknis Reservasi

1. Login ke Aplikasi Reservasi Zoom menggunakan ITB Account.
2. Lakukan verifikasi email ITB melalui fitur aplikasi.
Isi detail rapat:
• Topik rapat
• Tanggal & waktu
• Durasi rapat
• Perkiraan jumlah peserta
• Cek ketersediaan lisensi.
• Jika tersedia → klik Buat Reservasi.
• Sistem akan otomatis mengalokasikan lisensi sesuai jadwal.
• 1–2 jam sebelum rapat, akun pemohon mendapat lisensi premium.
• Setelah rapat selesai, lisensi kembali ke pool.

Batasan & Ketentuan

1. Jumlah lisensi terbatas, peminjaman mengikuti ketersediaan.
2. Sistem tidak melayani booking jauh hari (lebih dari 7 hari ke depan).
3. Tidak mendukung rapat berulang (recurring meeting).
4. Jika pemohon tidak hadir/meeting batal, lisensi tetap akan dikembalikan ke pool sesuai jadwal.
5. Pemohon bertanggung jawab memastikan email ITB aktif dan terverifikasi.

Cara Login Zoom dengan SSO ITB

Untuk menggunakan Zoom ITB, semua dosen/unit kerja wajib login menggunakan ITB Account. Langkah-langkah login:

1. Klik Sign In with SSO.
2. Masukkan domain Zoom ITB: itb-ac-id sehingga URL menjadi: https://itb-ac-id.zoom.us.
3. Anda akan diarahkan ke halaman login ITB SSO.
• Masukkan username & password ITB Account.
• Setelah berhasil login, Zoom akan otomatis terhubung dengan akun ITB Anda.
• Link langsung: https://itb-ac-id.zoom.us

Buka aplikasi Zoom Client di desktop/HP atau masuk ke browser.

Tanggal Penting

1. 8 September 2025 — Sosialisasi perubahan layanan Zoom.
2. 12 September 2025 — Lisensi Zoom ITB 2024 berakhir; aplikasi reservasi mulai digunakan.
3. 13 September 2025 — Lisensi Zoom ITB 2025 mulai aktif.
4. 12 September 2026 — Lisensi Zoom ITB 2025 berakhir.